Программа ES: Учет персонала предназначена  для ведения управленческого учета персонала в организациях любых отраслей, но особенно подойдет компаниям с большим количеством производственного персонала (рабочие, водители, машинисты и т.д.):

• строительные компании, 
• производственные предприятия;
• транспортные организации и т.п.

Решение ориентирована прежде всего на компании малого и среднего бизнеса численностью до 1000 человек, но может использоваться и в более крупных организациях, если распределить учет на несколько файлов, например разбить его по филиалам. 

Программа позволяет в несколько раз снизить трудозатраты специалистов, занятых управленческим учетом кадров организации и поднять планирование, учет и аналитику по работе персонала  на новый уровень. 

Решение будет полезно:

• руководителям проектов;
• экономистам;
• сотрудникам отдела труда и заработной платы (ОТиЗ); 
• бухгалтерам по заработной плате;
• начальникам строительных участков, ИТР.

Программа и позволяет буквально за пару часов сделать ту же работу, на которую у вышеназванных сотрудников уходит порой до двух недель в месяц. 

По опыту моих клиентов , вложения в программу окупаются в течение первого месяца с начала использования. 

В большинстве компаний при учете персонала так или иначе ведется двойной учет.  (Здесь и далее не обсуждаются морально-этические и законодательная стороны вопроса. Мы лишь констатируем что в реальном бизнесе эти проблемы учета есть и из надо решать). 

Причины двойного учета могут быть разные: 

1. Нарушение трудового кодекса

Трудовой кодекс РФ довольно «костный» и имеет ряд ограничений, направленный якобы на защиту работников, но на самом деле на практике их никак не защищающий, но значительно усложняет жизнь как компаниям, так и сотрудникам. Основные ограничение ТК, «защищающие» работников: 

• ограничение непрерывной продолжительности рабочего дня (смены);

• лимит рабочих часов в месяц;

• лимит рабочих часов в год, по достижении которого предприятие не вправе привлекать работника к работе. 

 Что же в реальном бизнесе с соблюдением норм трудового кодекса? Примеры из практики: 

• Многие организации, в том числе  госкомпании и госучреждение грешат бесплатными переработками: сидит на работе руководитель, сидят замы, сидят начальники отделов и т.д. по цепочке. Зачастую многие сидят бессмысленно, но вынужденно. В том числе по выходным дням. Но по данным официального учета все естественно «работают» в режиме 5/2 по 8 часов.

• В организациях, где работа организована вахтовым методом, многие рабочие которым нужны деньги (кредиты, ипотека и т.д.) работают сверх продолжительности вахты или 2 вахты подряд, тем самым нарушая ежемесячные и годовые лимиты рабочего времени. 

• Ежедневная продолжительность трудового работников выше нормы. Например, большинство водителей из-за пробок работают обычно больше 11 часов.

Примеров нарушения ТК много. Но чтобы не нарваться на штраф от трудовой инспекции в официальном учете эти переработки никак не отражаются. А оплата сверхурочной работы если и оплачивается, то оформляется как премия. 

2. «Оптимизация» налогов и прочие неофициальные операции

Во многих компания: 

• есть работники, не трудоустроенные официально;

• часть зарплаты выплачивается «в конвертах»;

• есть сотрудники, которые официально числятся, но фактически не работают. Например, в штат компании "принимаются" сотрудниками с нужными «корочками» чтобы получить допуск СРО, родственники учредителей - чтобы трудовой стаж шел  и т.д. и т.п.;

• есть сотрудники, которые числятся на одной должности, а фактически работают на другой;

• практикуется «обналичивание» денег через выплату премий доверенным сотрудникам в последующим возвратом в неофициальную кассу. 

3. Сложная система оплаты труда, доплат и удержаний

В компании может действовать система доплат, штрафов и удержаний, например: за опоздание, за штраф ПДД, вычет за спецодежду. Но многие из них не совсем законны, а многие требуют трудоемкого документарного оформления. 

Примеры:

1.  Компания обязана обеспечивать работников спецодеждой, но на практике может удерживать расходы на нее из зарплаты. 

Распространенная ситуация -  работник получил спецодежду, а через неделю решил уволился. Естественно его б/у спецодежда никому не нужна, а списать ее нельзя. Выход – удержать из ЗП работника.  Но как?

2. В компании действует система штрафов за производственные упущения, но чтобы оформить это в соответствии с законодательством надо собрать комиссию, составить акт и т.д. и т.п. В результате себестоимость "правильного" оформления документов - больше, чем сумма штрафа.  Нет смысла.

Поэтому в официальном учета обычно все эти доплаты и удержания не отражается. Там все проще. На практике у работника по трудовому договору часть ежемесячного заработка - оклад, а остальное – премия. В случаях начисления доплат, вычетов или штрафов в течение месяца работнику просто изменятся размер премии, а история и реальные причины и суммы доплат и удержании остаются лишь в управленческой учете. 

 4. В бухгалтерской программе сложно, а порой и невозможно организовать объективный учет в разрезе центров учета

Официальным документом, используемым в организации для учета рабочего времени, является табель учета рабочего времени по формам Т-12, Т-13.

На мой взгляд эти табели - атавизм, доставшийся нам в наследство с времен, когда весь учет велся вручную.  У этих табелей есть избыточные,  абсолютно бесполезные поля. Например проставлять явку буквой Я и ставить под ней отработанные часы. Неужели часы уже не свидетельствуют о явке работника?

Но зато в табелях нет действительно нужных данных. Например, нет полей в которых можно указать на какой объекте (над каким проектом)  работал сотрудник. А если в течение месяца он работал на нескольких проектах?

Бухгалтерская программа  и первичные документы бухгалтерского учета, в принципе не предназначены для нужд управленческого учета.  

Пример.

Для оценки эффективности работы компании нужно вести учет затрат, в том числе расходов на оплату труда в разрезе центров учета. Центрами учета могут быть: проекты, сделки, строительные объекты, виды продукции и т.д. 

Получить объективные эти данные из бухгалтерской программы часто просто невозможно и/или очень трудоемко. Невозможно потому, что данные, вносимые в бухучет, изначально искажены. Причины описаны выше, в пунктах 1-3. 

Трудоемкость рассмотрим на примере учета затрат на оплату труда в строительной организации.

Учет ведется в программе 1С Зарплата и управление персоналом (далее 1С ЗУП). Здесь работник привязывается к структурному подразделению, а подразделение в свою очередь может быть привязано к номенклатурной группе, например к строительному объекту.

Но что делать например, если работники  одного подразделения в течение месяца были заняты на нескольких объектах? Или работники в течение месяца перекидываются с одного объекта на другой?  Например, для рабочих узкой специализации в течение месяца поработать на 3-4 объектах - это обычное дело. 

Конечно в 1С ЗУП можно оформлять документ о временном переводе работника в другое подразделение. Тогда и затраты будут учитываться на другую номенклатурную группу. Но при такой подходе придется чуть-ли не ежедневно создавать множество таких приказов о переводе, а потом о возвращении их обратно. Поэтому обычно никто этим не занимается. А затраты на оплату труда распределяются между объектами достаточно "криво". 

Дальше-больше. Например, Согласно учетной политике организации,  общепроизводственные затраты распределяться пропорционально заработной плате основных рабочих. А поскольку она распределена криво, то и эти затраты распределяются криво. Как следствие - неверно рассчитывается финансовый результат по проектам (объектам) и наше обычное "наказание невиновных и поощрение непричастных" со всеми вытекающими... 

Вот почему объективное распределение затрат на оплату труда - это очень важно !

Учитывая вышеописанные проблемы, очевидно, что компания, даже если она «белая и пушистая» в части соблюдения налогового законодательства, все равно вынуждена частично вести двойной учет работы персонала. 

Алгоритм работы примерно такой:

1. Обычно первичные табели учета рабочего времени составляются в структурных подразделениях компании на бумаге или в Excel и передаются в службу персонала, экономисту по зарплате и/или бухгалтеру по зарплате. 

2. Далее они обрабатываются: 

• проверяются и консолидируются;
• трансформируются в пристойный вид, соответствующий требованиям трудового кодекса (убираются переработки и взамен рассчитывается процент премии/КТУ чтобы выйти на нужную сумму зарплаты).
• экспортируются в бухгалтерскую программу.

В результате первичные данные  "по дороге" теряется. В какой же программе вести управленческий учет персонала чтобы сохранить исходные данные и получать достоверную аналитику?

На практике мне встречались несколько вариантов организации учета. Например, в компании создавалась еще одна база 1С ЗУП в котором велся управленческий кадровый учет. При этом исходные табели учета рабочего времени перебивались вручную или подгружались из файлов Excel в 1С ЗУП. А финишные отчеты для руководства все равно приходится делать в Excel. 

 На мой взгляд использование «управленческой» базы 1С ЗУП не лучшее решение, в том числе из-за большой трудоемкости учета. 

Зачем вообще использовать для управленческого учета какую-то другую программу если все начинается и в итоге заканчивается таблицами Excel?

На мой взгляд самый эффективный вариант действий – вести управленческий учет персонала и начисление зарплаты прямо в Excel. А в бухгалтерскую программу передавать "зачищенный" от нарушений табель и итоговую сумму зарплаты.

Надо лишь организовать эффективный учет персонала в Excel и устранить его традиционные недостатки. Именно это вариант реализован в решении ES: Учет персонала.

Журналы учета

1. В программе можно вести следующие реестры учета:

• Реестр учета изменений в структуре и штатном расписании. 

Сначала вы задаете в журнале учета стартовую структуру компании, подобно тому, как делается как ввод начальных остаток в бухучете :-). А затем ведете учет изменений, учитывая в реестре события во времени, связанных с изменением структуры и штатного расписания. Такой подход позволяет автоматически формировать структуру и штатное расписание на любой момент времени или динамику за заданный период. 

• Реестр учета кадрового перемещения и изменения условий работы сотрудников. 

Здесь применяется аналогичных подход. Учет перемещений сотрудников (прием, увольнение, кадровое перемещение, изменение размера ЗП и прочих условий труда) ведется как последовательность событий во времени. Это позволяет автоматически формировать штатное замещение (расстановку) на любой момент времени или за любой отчетный период.

• Реестр учета рабочего времени (табель) и/или объемов выполненных работ. 

Реестр по структуре представляется собой «бесконечный» табель учета рабочего времени и позволяет вести учет отработанного времени (или объемов выполненных работ) в разрезе центров учета, в том числе если работник в течение одного месяца работал по нескольким ЦУ, на нескольких должностях с разными условиями оплаты и режимов работы. 

В этом же реестре можно применять несколько способов расчета отработанного времени и расчета зарплаты, в том числе вести учет с ежедневным учетом КТУ работникам.  Также здесь можно вести учет сдельной системы оплаты труда с ежедневным учетом объемов выполненных работ. 

• Реестр доплат и удержаний из заработной платы.

• Реестр начислений официальной ЗП.

• Реестр выплаты ЗП наличными.

• Реестр для планирования потребности и использования персонала. 

• Реестр нарядов (заданий). 

Здесь можно вести учет отработанного времени в разрезе заказов (ведомости объемов работ, проектов и т.д.), указывая не только с каким заказом ( над каким участком/ конструктивным элементом строительства и т.п.) работали сотрудники, но и чем конкретно они занимались, а также какой объем работы выполнили. По времени учета может быть как ежедневный, так и на несколько дней (до выполнения задачи). По степени детализации учет может быть персонифицированный и/или групповой (по бригадам, звеньям и т.п.)

Справочники 

 В программе ведутся следующие справочники: 

• сотрудники;
• должности и специальности;
• центры учета;
• заказы (ведомость объемов работ)
• более 20 небольших, постоянных и условно постоянных справочников (виды доплат и удержаний, регионы, размеры спецодежды и т.д.) 
  

Отчеты

В программе можно сформировать следующие отчеты:

• Отчет о структуре и штатном расписании и нормативной численности на любую отчетную дату или за период.
• Отчет о трудозатратах в человеко-часах по центрам учета за заданный отчетный период.
• Отчет о распределении затрат на оплату труда по центрам учета (объектам) за заданный отчетный период.
• Отчет о работе персонала за месяц посуточно в разрезе центров учета. Можно сформировать общий отчет в человеко-часах или человеко-днях или применить фильтры: по категориям персонала, по должностям, по режиму работы, по виду данных (план/факт/отклонения), по виду явки/неявки (простой, болезнь, отпуск и т.д.) 
• Табель учета рабочего времени с расчетом заработной платы за отчетный месяц.
• Отчет о штатном замещении (расстановке).
  
• Отчет о движении персонала за отчетный период.
• Отчет о начисленной заработной плате в разрезе сотрудников, структурных подразделений и т.д.
• Отчет об отработанном времени за заданный отчетный период в разрезе сотрудников (суммированный учет рабочего времени).
• Отчет о состоянии взаиморасчетов с сотрудниками (начислено, выплачено официально, выплачено неофициально, задолженность).
• Отчет об истории замещения должности.
• Отчет об отработанном времени и затратах на оплату труда в разрезе заказов (проектов, ведомости объемов работ и т.п.)

За лаконичным названием отчетов скрываются большие возможности. С помощью них Вы сможете проводить:

• Анализ структуры организации и изменение структуры во времени.
• Анализ структуры и состава персонала по категории, должностям и специальностям, полу, региону проживания и т.д.
• Анализ заработной платы по подразделениям, сотрудникам, должностям и специальностям и динамику ее изменения.
• Анализ обеспеченности персоналом, сопоставление нормативной и фактической численности, расчет потребности в сотрудниках.
• Анализ фонда оплаты труда (ФОТ) в разрезе структурных подразделений, должностей и специальностей. Сопоставление нормативного, планового и фактического ФОТ.
• Анализ работы сотрудников за любой период времени , в том числе по дням, сопоставление данных с объемами выполненных работ и оценка эффективности персонала.
• Анализ трудозатрат, расходов на оплату труда в разрезе проектов, строительных объектов, заказов, видов работ и т.п.
• Планирование будущей структуры, штатного расписание и штатного замещение (расстановки).
• Планирование ЗП, ФОТ, численности сотрудников.

То, что вы обычно выгружаете из бухгалтерских программ по учету персонала в таблицы эксель, затем вручную дополняете недостающими данными и долго обрабатываете - УЖЕ ЗДЕСЬ!

Средства контроля ошибок и нарушений

ES: Учет персонала бережет время пользователей, поэтому сама проверяет данные на наличие ошибок и нарушений:

Ошибки – это неверно введенные данные. Например:

• вместо даты или числа введен текст,
• для разделения целой и дробной части использована точка, а не запятая,
• введено значение, отсутствующее в справочнике,
• в справочник введено неуникальное (повторяющееся) значение. 

Программа автоматически находит ошибки во введенных данных и сообщает пользователю их точное местонахождение (название листа, номер строки и столбца). 

Потенциальные нарушения – это все что связано с отклонением от нормы. Например:

• превышение нормальной продолжительности смены;
• превышение месячного лимита рабочего времени;
• если период работы сотрудника/подразделения вышел за период работы вышестоящего подразделения;
• если для сотрудника за один и тот же день введены противоречивые данные об отработанных часах/неявке.

Программа предупредить в какой строке реестре возможно есть нарушение. 

Юзабилити

ES: Учет персонала очень эргономична. 

Внешний вид программы – обычная рабочая книга Excel, никаких дополнительных меню, оконных форм, панелей инструментов, минимум кнопок. Это позволяет преодолевать часто встречающийся саботаж со стороны сотрудников, сопротивление каким-либо инновациям, нарушающим их привычный уклады работы. Требуется минимум времени чтобы освоить программу и начать вести учет. 

Ключевые возможности: 

• Ввод дат, ФИО, должностей, ЦУ и прочих повторяющихся данных производится через вызов листов-справочников двойным щелчком мыши, что в разы быстрее чем через выпадающий список. Более того, на некоторых листах буквально парой щелчков мышью можно внести значения сразу в несколько колонок. Вам больше не придется прокручивать в выпадающем списке сотни значений список в поисках нужного значения.

• Возможен групповой ввод данных и автозаполнение нажатием кнопки. Например, достаточно ввести (или копировать-вставить) ФИО или должность, выделить нужные строки и нажать кнопку, чтобы данные о зарплате, режиме работы и прочие данные заполнить автоматически. Это удобнее чем подстановка данных формулами ( например ВПР) , т.к. дает возможность изменять данные.

• Листы программы с формулами и служебными данными автоматически защищаются при открытии программы. Доступными остаются лишь ячейки – предназначенные для ввода данных. Таблицы защищены от случайных ошибок пользователей.

• На каждом листе программы есть набор горячих кнопок, расширяющий стандартные возможности Excel: перемещение по закладкам, возврат к предыдущей активной ячейке, групповая вставка и удаление строк на защищенных листах и другие. Кроме того  для больших таблиц есть "суперфильтр"-инструмент расширяющий стандартные возможности автофильтра.

• Формулы Excel и макросы VBA созданы по принципам «ленивого» программирования, благодаря чему Excel не тормозит даже при относительно большом объеме введенных данных. Работать комфортно.

• Программа может создавать резервные копии самой себя в автоматическом режиме или по команде пользователя. Вам не нужно заботиться о сохранении копий.
• Программа при открытии автоматически оптимизирует формулы условного форматирования, убирая так называемый АД условного форматирования.

• На листе «Настройки» есть ряд кнопок, вызывающих макросы c удобными функциями: проверка ошибок в данных, формирование всех управленческих отчетов за отчетный период, копирование введенных данных из одного файла программы в другой по всем или только по заданным листам.

• Программа компактна, и позволяет хранить ее в облачных хранилищах (DropBox, MS One Drive, Google Docs и т.д.) на бесплатных тарифах, и получать доступ к ней из любого другого места вне офиса.

• Возможна совместная работа с файлом как стандартными средствами Excel, так и в нескольких копиях файлов с последующей автоматический переносом данных средствами программы.