Для кого этот сайт
Это сайт предназначен для всех, кто ведет какой-нибудь учет и составляет отчеты. Это индивидуальные предприниматели, экономисты, финансисты, менеджеры, инженеры, специалисты ОКС, ОКР, СДО, ПТО и многие другие - все, кто занимается ведением управленческого учета.
Ведь управленческий учет - это не только учет финансов. Это любой учет, способствующий принятию обоснованных, своевременных управленческих решений. Производственный учет, кадровый учет, учет движения автотранспорта, учет телефонных разговоров – это все составляющие управленческого компании.
Если говорить об уровне бизнеса, то это прежде всего это сайт для малых и средних Компаний.
Хотя некоторые из представленных здесь решений годами работают в крупных компаниях численностью несколько тысяч человек параллельно "крутой" ERP системой. И ничего, сработались. В общем, все индивидуально.
Верные признаки того, что этот сайт может Вам пригодится:
- Бухгалтерский учет ведется в стандартной или почти стандартной конфигурации 1С:Бухгалтерия, а управленческий - в Excel.
- На предприятии есть участки учета, не охваченные корпоративной информационной системой. Сотрудники на этих участках сами пытаются что-то «слепить» в Excel.
- В компании есть неустоявшиеся бизнес-процессы, постоянно создаются новые виды продукции, товары, услуги, открываются новые направления деятельности в которых нужно организовывать управленческий учет, а существующая учетная система дорабатывается с опозданием.
- У организации есть удаленные подразделения, но нет единой информационной системы учета и пока нет экономической возможности ее создать.
- Компания (или группа компаний) в целях оптимизации налогообложения, повышения экономической безопасности или по другим причинам выстаивают структуру из нескольких юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, находящихся на разных режимах налогообложения с взаимными финансово-хозяйственными операциями между собой.
- На предприятии нет штатного программиста (не путать с сисадмином) и нет возможности его содержать.
- Компания не хочет попасть в постоянную зависимость от компании-внедренца, будь-то доработка стандартного 1С или разработка индивидуального решения.
- В компании есть неофициальные операции, которые не отражаются в бухгалтерском учете.
Если одно или несколько из этих утверждений относится к Вашей компании, значит этот сайт может быть Вам полезен.
В чем проблема, ведь все уже придумано до нас
На мой взгляд, у большинства компаний есть две проблемы с автоматизацией учета, которые они порой даже не осознают:
- проблема объединения данных из нескольких программ и их сквозного анализа;
- проблема автоматизации "последней мили" учета.
Проблема объединения данных из нескольких программ и их сквозного анализа
Большинство компаний уже использует несколько программ, так или иначе связанных с управленческим учетом: бухгалтерские программы, сметные программы, программы для контроля за работой техники, программы календарного и ресурсного планирование, бюджетирования и так далее.
Как следствие, возникает задача связать данные, полученные из этих систем, для организации сквозного управленческого учета.
Рассмотрим пример сквозного учета, на примере бизнес-процессов, которые могут быть при эксплуатации техники в строительной компании.
Ежемесячно, сотрудники, занятые планированием учетом и контролем на этом участке учета должны:
До начала отчетного месяца:
- запланировать работу техники на предстоящий месяц (распределить между объектами строительства). При недостатке собственной техники запланировать где, у кого и по какой цене ее взять, куда "пристроить" неиспользуемую технику чтобы не простаивала.
- составить плановый БДР и БДДС по своему участку учета.
По окончании отчетного месяца
- получить данные от спутниковой системы слежения машин о фактическом пробеге ->
- сравнить пробег с данными, указанными в путевых листах и рапортах (нет ли приписок) ->
- рассчитать нормативный расход топлива и сравнить его с фактическим списанием топлива (нет ли хищений) ->
- сравнить насколько интенсивно используется техника в соответствии план-графиком (нет ли простоев) ->
- распределить доходы от работы техники между центрами учета (проектами, строительными объектами, подразделениями и т.п.) по фактически отработанному времени ->
- рассчитать (распределить) затраты на эксплуатацию техники за месяц по каждому центру учета –>
- сравнить фактические затраты на эксплуатацию техники с затратами, предусмотренными сметными расценками (с одной стороны) и бюджетом предприятии (с другой), рассчитать фактический финансовый результат и сравнить его с плановым ->
- рассчитать размер ежемесячного премирования/депремирования сотрудников по результатам исполнение планов по загрузке техники, исполнения бюджета и т.д..
поквартально или ежегодно
- проанализировать экономику по каждой единице техники для принятия решения о целесообразности ее дальнейщей эксптуатации ( расходы на запчасти, доход и т.д.)
Откуда берутся эти данные
Вышеописанные задачи вытекают одна из другой. Данные для их решения черпаются из нескольких отдельных информационных систем. Программы, которая бы все это объединило просто не существует.
Да, есть ERP системы, которые включают несколько модулей (бухучет, бюджетирования, календарного планирования и ремонтов), но:
- каждый из них все равно будет хуже специализированного решения именно под ваши задачи;
- комплексного "коробочного" решения нет и на мой взгляд не будет. Слишком индивидуальны бизнес процессы в каждой организации;
- это очень и очень дорого.
Конечно можно доработать относительно бюджетную коробочную программу под вашу специфику, например 1С: Предприятие. Но тут тоже ест свои недостатки:
- Это тоже дорого. Особенно печально, когда вы сами пока не знаете чего хотите, постоянно изменяются бизнес процессы или структура компании и т.д. и т.п. В этом случае процесс внедрения системы становится вечным.
- Это рискованно. Я знаю компании, которые вложили серьезные деньги в доработку 1С под себя, а потом компания 1С любезно сообщила, что со следующего года она перестает поддерживать эту версию платформы. И что делать? Начинать сначала?
На мой взгляд, самая рациональная тактика – собирать и обрабатывать разрозненные данные из различных программ в Excel.
Проблема "последней мили"
У связистов есть понятие — «последняя миля». Это когда магистральные каналы связи до квартала уже проложены и надо дотянуть связь до каждого конкретного потребителя. Заниматься этим никто не хочет. Потому, что возни много, а денег мало.
Аналогичное понятие можно применять в деле автоматизации учета компании. Основные бизнес процессы автоматизированы, но в каждом отделе есть свои небольшие участки учета и своя отчетность, до которых нет дела ни IT службе, ни менеджменту. Или они понимают, что ради нескольких рабочих мест заказывать дорогостоящую разработку экономически нецелесообразно.
И каждый отдел, предоставленный сам себе, что-то там изобретает (обычно в Excel):
- cметчики "переизобретают" таблички для учета выполненных работ по строительным объектам;
- кадровики пытаются из табеля учета рабочего времени сделать таблицы учета отработанного времени и ФОТ в разрезе проектов;
- сотрудники ОКС делают таблицу по выполнения плана капитальных вложений.
Часто они это невероятно неэффективно. И даже об этом не догадываются!
Вот где резерв для роста производительности труда!
Преимущества и недостатки Excel. Что отличает решения ExcelSoft
Полагаю многие из Вас скажут: «Мы уже переросли уровень Excel, надо что-то посерьезней». Уверен, вы просто не до конца используете возможности ее возможности.
Остановимся на недостатках этой программы и как они были минимизированы в решениях от ExcelSoft:
Excel – это не сетевая программа, в ней нельзя работать нескольким пользователям одновременно
Это давно не так. Начиная с версии XP в Excel есть возможность совместного доступа к файлу. Конечно в этой технологии есть ряд ограничения, но работать можно. А если ваша компания можете позволить себе подписку на на Office 365, то новая технология "совместно редактирования файла" снимает и эти ограничения.
Но возможно режим совместного доступа к файлу Вам не понадобиться!
Для просмотра данных и формирования управленческих отчетов (руководителям) может открывать файл Excel в режиме «для чтения».
А при ведении учета скорость ввода данных (то есть производительность труда сотрудников, занятых учетом) за счет фирменного юзабилити и множества «фишек» программ ExcelSoft вырастает в разы. Там где требовалось 2-3 сотрудника теперь будет достаточно одного.
Еще один вариант организации совместной работы в решениях ExcelSoft вводить данные в нескольких копиях файла программы, и с определенной периодичностью автоматически объединять их в одном (мастер) файле.
Здесь есть макрос, который позволяет сделать перенос одним нажатием кнопки. Причем можно настроить перенос для каждого листа рабочей книги отдельно.
Ну и частый побочный эффект ограничения по совместной работе - повышение самодисциплины сотрудников.
В одной их компаний, которая использует решение ES: Учет машин и механизмов в программе работают 2 пользователя: диспетчер (ежедневно ведет учет путевых листов ежедневно) и главный механик (периодически ведет учет расходования запчастей). Поскольку файл программы находится в облачном хранилище Dropbox, совместная работа в одном файле невозможна. Они работают по очереди. Главный механик, понимая, что завтра утром диспетчеру нужно выписывать в программе путевые листы и надо освободить файл, задерживается на работе и вносить за пару вечеров. Раньше это растягивалось на неделю.
Это тот случай, когда было бы счастье, да несчастье помогло :-)
В Excel неудобно вводить повторяющиеся данные
В большинстве программ (например в 1С ) ввод данных осуществляется через вызов справочников в диалоговых окнах.
В программах ExcelSoft данные могут вводится так же быстро и просто как и даже лучше. И это не диалоговые окна и не выпадающие списки, как вы подумали. Этот способ придуман мной несколько лет назад, который «похоронил» все остальные способы. Он заключается в вызове листов-справочников. Просто и элегантно. Тем более удивительно, что на момент создания сайта этого способы я не нашел ничего подобного на других сайте про Excel. Как это работает можно посмотреть в видео Общие правила работы в программах ExcelSoft
Excel очень капризный
Если пользователь введет в ячейку ошибочное значение, например текст вместо числа, или удалит ячейку с формулой, ячейки таблицы заполнятся ошибочными значениями «ЗНАЧ!», «ССЫЛ!», «Н/Д!» и т.д., что приведет большинство пользователей в замешательство, ведь непонятно где искать источник ошибки.
Программы ExcelSoft построены так, чтобы защититься от случайных ошибок пользователей, не ограничивая их в возможностях.
Ячейки с формулами автоматически защищаются при открытии файла. При этом остается возможность вставлять и удалять строки по одной и группами на защищенных листах.
Но самое главное программы ExcelSoft сами находят ошибочные и некорректные данные и сообщают пользователю их точно местонахождение - название листа, номер строи и столбца.
В Excel нельзя «сверлить» данные
Можно. Точнее в сводных таблицах это возможность всегда была и есть. Но это детализация данных лишь из одной таблицы. А если сводные таблицы не используются, а цифра в отчете получилась на основании данных из нескольких рабочих листов?
Сайт Excelsoft покажет как организовать «сверление» данных в отчетах.
В Excel нет развитых средств администрирования прав пользователей
Это действительно существенный недостаток. Но все не так плохо.
Но, во-первых, кое-какие стандартные средства все-таки есть, например, права на изменение данных к определенным диапазонам по паролю. А во-вторых, как сказано выше, весьма вероятно, что за счет роста производительности труда для ввода данных в программу вам станет достаточно 1 человека. Администрировать по сути некого.
В решениях ExcelSoft можно настроить автоматическое резервное копирование. А такие моменты, как права доступа к файлам и папкам можно решить на уровне операционной системы силами системного администратора.
При больших объемах данных Excel работает медленно
Да, это правда.
Бороться с этим можно с помощью сводных таблиц. Но у них есть несколько существенных недостатков, о которых можно прочитать здесь. Поэтому сводные таблицы здесь не используются.
В решения ExcelSoft все построено на формулах массивов. А проблема скорости работы решается с помощью нескольких фирменных «фишек»:
- включение/выключение вычислений на листах при их активации/деактивации;
- написание формул с использованием принципов "ленивого программирования";
- включение/ выключение расчетов "тяжелых с помощью "тумблеров" отчетов.
Это не решает проблему окончательно, но ускоряет Excel в разы и делает работу пользователя вполне комфортной. Более подробно об этих приемах и трюках я со временем расскажу в разделе "Статьи".
Тем не менее Excel - это не полноценная система управления базами данных. Спустя некоторое объем данных в таблицах станет настолько большим, что работать в ней станет некомфортно. Excel начнет «тормозить», даже несмотря на все оптимизации.
Выходом из этого является ограничить учетных период в одном файле одним 1-3 годами в зависимости от объема данных.
Это создает 2 основных неудобства:
1. Вы теряете возможность формировать отчетность в программе за несколько лет.
Придется сформировать ее в каждом файле отдельно, и «склеивать» вручную.
Но задумайтесь, такая ли это проблема? В России экономическая ситуация меняется так сильно, что каждый год компания работает фактически в новых условиях. Тут на год сложно планировать, не то что на три. А делать горизонтальный анализ за несколько лет, строить тренды, чтобы спрогнозировать будущее бессмысленно. В тех редких случаях, когда это надо - это можно сделать в вручную.
С другой стороны, в управленческом учете есть данные не для посторонних. При погодовом учете – «закрыл» отчетный год и убрал в архив от греха подальше. Максимум, что достанется недоброжелателям – текущий год. При ведении учета годами в одной базе им доступно все!
2. При погодовом учете является необходимость каждый раз переносить остатки.
Но при переносе остатков волей-неволей приходится оперативно подвести итоги, сверить переходящие остатки, дебиторку и кредиторку, проанализировать отклонения. То есть это дисциплинирует. Есть вести управленческий учет в единой базе годами, то многие моменты очень часто откладываешь на потом, а в итоге навсегда.
Таким образом недостаток того, что Excel не полноценная СУБД в какой-то мере становится его достоинством :)
Вот почему вам стоит попробовать решения ExcelSoft !
Что предлагает ExcelSoft
На этом сайте представлены готовые эффективные решения, которые позволят быстро и недорого организовать в компании управленческий учет и в дальнейшем вести его с минимальными трудовыми и финансовыми затратами.
Вы можете:
- скачать полнофункциональную демоверсию, протестировать ее в течение месяца и и только после это принять решение о покупке;
- приобрести готовое решение и пользоваться им неограниченное время;
- приобрести готовое решение и на его основе сделать свое собственное, отвечающее специфическим особенностям именно вашей компании;
- если вам нужно собственное уникальное решение, вы можете воспользоваться множеством советов, приемов и макросов. Все они проверены практикой.
Ваши выгоды от использование решений ExcelSoft
- Уникальный функционал
Решения имеют уникальные функциональные возможности, учитывающие российскую специфику ведения бизнеса. В других решениях реализации подобных обычно требуется платная доработка программы.
- Рост производительности труда сотрудников
Фирменные "фишки" ExcelSoft снижают трудозатраты на веление учета в разы: Если вы рядовой сотрудник - вы сможете уходить с работы вовремя и успевать больше. Если вы менеджер - вы сможете получать качественные управленческие отчеты своевременно. если вы собственник - вы сэкономите деньги.
- Высокая скорость внедрения при минимуме расходов. Никаких расходов на сопровождение
Затраты на внедрение стандартной версии программы - единовременные. Никаких расходов на сопровождение и администрирование. Нет никаких дополнительных затрат на покупку других программ (при условии, что у вас установлен Excel 2010 и старше).
Решения имеют привычный, простой и интуитивно понятный интерфейс. Никаких меню и диалоговых окон, минимум кнопок. Внешне решение выглядит как обычные таблицы Excel, освоить которые может любой человек, даже далекий от компьютеров. То есть минимум расходов на обучение.
- Безопасность
В целях безопасности файлы программы могут быть надежно зашифрованы стандартными средствами Excel и для организации удаленного доступа размещены в облачных сервисах типа OneDrive, Dropbox. Вам не нужно заботиться об администрировании, покупке лицензий терминального доступа, открытии портов, резервном копировании и т.д. Все это за вас делают сервисы, а вы этим пользуетесь. Обычно бесплатно.
Программы ExcelSoft это действительно антикризисные решения.
Долгосрочные цели проекта
Наши долгосрочные цели:
- Обеспечить малый и средний бизнес недорогими решениями для автоматизации управленческого учета.
- Научить сотрудников компаний, занятых ведением управленческого учета, взяв за основу представленные решения самостоятельно, без привлечения сторонних компаний и специалистов доработать для своей компании.
- Со временем превратить этот сайт в площадку по обмену опытом и готовыми решениями по автоматизации управленческого учета на базе Excel.
Решения и статьи, которые Вы найдете на сайте, далеко не все что имеется в наличии или в творческих планах. Новый контент будет добавляться по мере разработки. Следите за новостями!