Универсальность
Учитывайте в одной программе любую технику: автотранспорт, строительные машины, малую механизацию. Собственную и арендованную.
Программа для планирования, учета и контроля работы автотранспорта, строительной и спецтехники, расхода ГСМ, запчастей и прочих эксплуатационных расходов
ES: Учет машин и механизмов
Основные возможности и преимущества
Выбрать лицензию или заказать демоверсию
Какие участи учета возникают при эксплуатации техники
Проблемы учета и наша специфика
Как правильно организовать учет
Подробно о функциональных возможностях
Ключевые преимущества. Почему это стоит попробовать
Для кого
Программа ES: Учет машин и механизмов предназначена для ведения управленческого учета в компаниях, эксплуатирующих автотранспорт, специальные машины и механизмы:
- технику на автомобильном ходу (грузовые и легковые автомобили, автокраны, автобетоносмесители, бетононасосы и т.д.);
- строительную и иную специальную технику (бульдозеры, экскаваторы, погрузчики и т.д.);
- средства малой механизации, прочее оборудование (компрессоры, электрогенераторы и т.д.)
Это решение совмещает в себе функциональные возможности сразу нескольких отдельных программ:
- учета работы техники;
- складского учета ГСМ и запчастей;
- учета работы персонала;
- бюджетирования;
- производственного планирования.
Программа ориентирована прежде всего на малые и средние компании с автопарком техники до 150 единиц, но может использоваться и крупных компаниях при разделении учета по структурным подразделениям (автоколонны, управления механизации и т.п.). Она отлично подойдет:
- строительным фирмам, имеющий в своем составе транспортный участок, которым нужно вести учет работы строительных машин на объектах строительства;
- компаниям, сдающим технику в аренду или оказывающим услуги техники;
- транспортным компаниям, автопредприятиям, автохозяйствам;
- любым другим предприятиям, в составе которых есть собственный автопарк или транспортный цех.
Функционал программы будет полезен диспетчерам, экономистам, бухгалтерам, начальникам строительных участков, менеджерам, руководителям проектов.
Основные функциональные возможности
По функциональным возможностям программа ES: Учет машин и механизмов, а порой и опережает многие решения на платформе 1С! А по простоте, удобству и скорости ввода данных превосходит любые из них!
Все участки учета в одной программе
Планируйте работу техники, доходы и расходы. Учитывайте объемы работ и услуг, выручку, топливо (по топливным картам и складам), ГСМ, запчасти, ремонты, табель, штрафы, рассчитываете зарплату и многое другое.
Низкие трудозатраты
Сократите трудозатраты на ведение учета и ускорьте работу диспетчеров! На выписку путевых листов уходит до 10 меньше времени!
Прозрачность бизнеса
Узнайте какую прибыль (убыток) приносит каждая единица техники! Анализируйте расходы на топливо, ремонты, запчасти и т.д.
Контролируте работу сотрудников
Программа автоматически предупредит о перерасходе и перепробеге. Контролируйте расход топлива по картам, складам, на объектах.
Отслеживайте переработки и ведите суммированный учет.
"наша" специфика
Две группы норм расхода топлива ("для себя" и для бухучета), возможность учета по неофициальной технике (не стоящей на балансе) и другие специфические возможности.
Надежность достоверность данных
Не задумывайтесь о корректности данных. Поиск ошибок осуществляется автоматически.
Простота и понятность
Работать в программе сможет даже неопытный пользователь. Сэкономьте деньги на обучении.
Документы
Формируйте документы для бухгалтерии (акты, реестры, путевые листы) и экономистов (БДР, управленческие отчеты), автоматически заполняйте путевые листы и рапорта строительных машин.
Возможность модернизации
Здесь есть все что нужно!
Но если чего-то не хватает, добавляйте свои поля, реестры, диаграммы и отчеты, формы путевые листов и рапортов. Без привлечения разработчика!
Выгодно
Вы платите только за покупку лицензий. Никаких ежемесячных платежей + 2 года новые версии бесплатно.
ваша независимость и гарантии
Excel будет всегда. Недостатки убираются, достоинства множатся: совместная работа (с Office 365), удаленная работа (в "облаке"), шифрование данных.
И никаких расходов на дополнительное ПО, администрирование и т.д.
Вас заинтересовала программа
ES: Учет машин и механизмов?
Отлично!
Вы можете приобрести полнофункциональную версию программы, выбрав походящий Вам вид лицензии.
Или в течение месяца поработать с демоверсией и лишь затем принять решение о покупке.
Фрагменты функциональных возможностей из видеообзоров
В разделах ниже Вы сможете узнать:
- Зачем разработана программе, если на рынке полно аналогов. Какие выгоды Вы получите.
- Полный обзор функциональных возможностей, взаимосвязь с бухгалтерским учетом.
- Подробнее об уникальных возможностях и практические примеры из реального бизнеса, когда программа выручила.
Какие участки управленческого учета возникают при эксплуатации техники
При эксплуатации техники возникает достаточно много участков управленческого учета, которые обычно ложатся на плечи сотрудников транспортного подразделения.
Для бухгалтерии необходимо регулярно предоставлять:
- оригиналы качественно заполненных путевых листов;
- объемы услуг, оказанных внешним заказчикам, чтобы бухгалтерия могла в бухгалтерской программе сформировать акт выполненных работ, счет-фактуру и счет на оплату;
- акт на списание запчастей, расходных материалов и прочих ТМЦ, израсходованных в процессе эксплуатации техники с указанием: когда, на какую единицу техники, на каком пробеге они были использованы;
- акт на списание топлива, с указанием пробегов (или отработки в машино-часах), нормативного расхода топлива, фактического расхода топлива, отклонений;
- табель рабочего времени с данными, достаточными для расчета и начисления ЗП;
- данные о внутренней выручке (себестоимости, объеме оказанных услуг) по видам продукции (строительным объектам, подразделениям, проекта и т.п.) Данные необходимы для объективного распределения затрат транспортного участка, собранные на 25 счете (общепроизводственные расходы);
- данные о работе арендованной техники для того, чтобы руководство могло подписать акты оказанных услуг от арендодателей;
- отчет о движении и остатках топлива по складам ГСМ.
Для руководства организации, планово-экономических служб и для самоанализа и самоконтроля деятельности подразделения нужно регулярно формировать:
- план доходов и расходов (бюджет) на предстоящий период;
- план загрузки техники на предстоящий период;
- отчет по водителям за отчетный период (контроль топлива, штрафы, эффективность);
- отчет о работе технике (выручка, затраты, эффективность, загрузка, контроль расходы топлива и т.д.);
- отчет о работе арендованной техники;
- отчет о расходовании топлива по топливным картам.
На первый взгляд кажется, что для того, чтобы вести вышеописанные участки учета и формировать отчеты и документы, надо создавать целый отдел.
Уверяю вас, что с помощью программы ES: Учет машин и механизмов можно обойтись вообще без привлечения дополнительных сотрудников!
Проблемы и специфика УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА в компаниях, занимающихся эксплутацией и арендой автотранспорта и спецТЕХНИКИ
На рынке существует много компьютерных программ для учета автотранспорта и спецтехники, которые обладают сходными функциональными возможностями: выписка и учет путевые листов, учит топлива, запчастей, формирование актов и т.д.
Многие из этих программ могут быть интегрированы с бухгалтерской программой, например 1С. И это подается как сильное конкурентное преимущество. Но это может быть и недостатком.
Дело в том, что такой подход рассчитан на идеальный бизнес-процесс:
- Каждое утро диспетчер выписывает водителям путевые листы с данными о начальном пробеге и начальном остатке топлива в баке и передает их водителям. По возвращении в гараж водители сдают аккуратно заполненные путевки, диспетчер сверяет показания спидометра и остатки топлива с данными путевок.
- Время выезда из гаража и возврата в гараж вписывается в рабочую смены, переработок нет (работа дальнобойщиков здесь не рассматривается – это отдельная история), за работу в ночное время производятся доплаты в соответствии с ТК. И вообще в компании полностью соблюдается налоговый кодекс и трудовой кодексы со всеми его ограничениями.
- Техника ездит только по делам компании и не используется для выполнения неофициальных поручений.
- Фактические нормы расхода топлива соответствуют нормативным, установленным Минтрансом. Водители не воруют топливо. Начальники не заправляют по корпоративным картам личные автомобили, не ездят по личным делам. То есть проблем с учетом и контролем расхода топлива, а также с его списанием в бухучете нет.
- Сотрудники ГИБДД не беру взяток, заказчики не берут откатов. У компании вообще нет неофициальных расходов.
Что происходит на самом деле.
1. Объективные проблемы с учетом отработанного времени и с соблюдением требований трудового кодекса
- Чтобы проскочить пробки (по крайней мере в Московском регионе) машины выезжают из гаража в 6-7 утра и возвращаются в гараж к 20-21 часам. Рабочий день водителя длится больше 11 часов, что нарушает ТК, а платят как за 11-часовую смену.
- Водители-иногородние, работают по вахте, например 15-15. Кому нужны деньги, могут остаться на 2 вахты подряд.
- Многие компании не хотят возиться с вахтовым, а тем более с суммированным методом учета рабочего времени. По документам водителей оформляют на 8 часовой рабочий день по графику 5/2. То есть фактические данные путевых листов не соответствуют официальным табелям.
- Применение суммированного учета рабочего времени создает другую проблему. Из-за переработок готовой фонд рабочего времени, установленный ТК, выбирается задолго до окончания года, и после этого по закону организация не имеет права привлекать работника. Но привлекает. Просто не показывая эти переработки.
2. Проблемы с расчетом и начислением заработной платы
- Оплата труда водителей и машинистов в реальности может быть не только повременная, но и сдельная: за рейс, за перевезенный объем и т.д. Возможен совмещение нескольких методов расчета внутри одного расчетного месяца. Например по одному договору, водитель получает за количество ходок, по дургому - почасовую и т.д. Поэтому для расчета ЗП одного табеля учета рабочего времени недостаточно.
- Из зарплаты могут производиться неофициальные удержания вычеты: за штрафы, за перерасход, за ДТП, за плохой уход за машиной, за утерю документов и т.д.
- В течение месяца водителя (машиниста) могут перебрасывать с одной техники на другую, что оплачивается по разным почасовым тарифным ставкам, и это надо как-то учитывать.
В бухгалтерской программе обычно вышеописанные "заморочки" не отражаются. Там все проще: оклад + премия (КТУ) + доплаты.
То есть компании фактически ведут двойной учет - реальная ЗП рассчитывается в управленческом учета, а в бухучете сумма к выплате подгоняется под рассчитанную в "управленке" размером премии.
3. Проблемы с учетом пробега и списанием топлива по нормам
- Фактические нормы расхода топлива по многим причинам не соответствуют нормам Минтранса. В том числе по причине низкого качества топлива или изношенной техники.
- Водители умудряются воровать топливо как бы они не заправлялись: хоть по карточкам, хоть централизованно со склада ГСМ. Не спасают даже спутниковые системы слежения.
- Обязательные к установке тахографы, работают со сбоями и часто приводят к искажению показаний электронных спидометров.
В результате компания не может вписаться в установленные нормы списания топлива для уменьшения налогооблагаемой базы и также вынуждена частично вести двойной учет по списанию топлива.
4. Проблемы с оформлением документов
Часто техника работает на удаленных объектах или "в поле", поэтому ночует непосредственно на объекте строительства и не возвращается в гараж неделями. В результате путевые листы оформляются самими водителями и машинистами на типовых бланках не полностью и с ошибками, а конце месяца пачками сдаются в бухгалтерию и никто их уже не исправляет.
5. Проблемы с учетом расходов на эксплуатацию техники, юридически не оформленной на компанию
Часто в компаниях (обычно малого и среднего бизнеса) эксплуатируется техника, юридически на компанию никак не оформленная. На нее идет расход топлива и запчастей, но в официальном учет это отражать нельзя. Приходиться распихивать эти расходы на другие единицы.
Резюме
В результате несоответствия идеального и реальных бизнес-процессов у компании, эксплуатирующей технику, есть 3 альтернативы:
- Пытаться работать по закону. Но это сложно и дорого.
- Оставить все как есть, в надежде, что пронесет или удастся договориться с налоговой, транспортной и трудовой инспекцией.
- Вести эффективный комбинированный (официальный и управленческий) учет.
В следующем разделе мы рассмотрим какие у компании есть варианты.
вОЗМОЖНЫЕ ВАРИАНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА работы техники И ВЗАИМОСВЯЗЬ управленческого и БУХГАЛТЕРСКого УЧЕТа
На каком программном обеспечении можно организовать управленческий учет деятельности компании, связанной с эксплуатацией техники?
Стандартная конфигурация бухгалтерской программы, например 1С: Бухгалтерия, не содержит функционала, специфичного для учета эксплуатации машин и механизмов и все что с этим связано:
- в ней нет специальных регистров учета (путевых листов, ремонтов и т.д.);
- нет возможности формировать путевые листы различных форм, специфичные акты (акт на списание топлива, акт на списание запчастей с указанием пробега на котором произошла замена з/ч) и отчетов.
Возможные действия организации в этой ситуации:
- Дописывать стандартную конфигурацию. Недостатки: дорого, потеря стандартного обновления, вечная зависимость от программистов и «разбитое корыто» если фирма 1С объявит о том, что перестает поддерживать платформу 8.ХХ. Подобное уже было.
- Приобрести комплексную ERP систему. Очень дорого и тоже зависимость.
- Приобрести специализированное решение (не на базе 1С).
В этом случае даже при наличии импорта/экспорта из/в 1С неизбежен двойной учет. Здесь надо индивидуально оценивать трудоемкость учета и подходят ли вам функциональные возможности этой программы. Конкуренция между разработчиками - это хорошо для Вас. Качество лучше, цены ниже. Поэтому хочу перечислить конкурентов, из тех которые мне попались на просторах рунета: Автоплан, Лайтик Автопредприяти. Посмотрите и эти решения.
- Приобрести готовое решение на базе 1С. Например, 1С Рарус Управление Автотранспортом, 1С: Управление спецтехникой. По идее в этих программах должна быть будет хорошая взаимосвязь с 1С: Бухгалтерией, одни и те же лицензии, привычный интерфейс. Но на практике , решения на 1С по удобству работы и функциональным возможностям часто бывают даже хуже. А интеграция с 1С как сказано выше, может быть не достоинством а недостатком. Например, где учитывать неофициальные "моменты" и где в конечном итоге консолидировать и анализировать данные учета? Вариант один - снова в Excel. Не проще ли тогда и учет вести непосредственно в Excel?
На мой взгляд самый рациональный путь для малого и среднего бизнеса – остаться на стандартной конфигурации 1C: Бухгалтерии, а всю специфику, связанную с учетом эксплуатации машин и механизмов вынести в Excel. Для этого и создано решение ES: Учет машин и механизмов.
Программа ES: Учет машин и механизмов не приведет к ведению двойного учета. Функционал программы дополняет бухгалтерскую программу, а не дублирует ее. Из бухгалтерской программы лишь выгружаются лишь данные о поступлении запчастей, ГСМ, прочих ТМЦ.
А вот в обратную сторону поток информации намного больше. Для нужд бухгалтерского учета в программе ES: Учет машин и механизмов ведутся и формируются реестры и документы:
- учет и списание запчастей, расходных материалов и прочих ТМЦ (акт на списание запчастей) с детализацией по технике и на каком пробеге (наработке) произошла замена;
- учет и списание топливо (акт на списание топлива);
- учет отработанного времени и начисление зарплаты водителям и машинистам (табель рабочего времени с данными о начисленной ЗП);
- приложение к акту выполненных работ с детализацией оказанных услуг;
- справка о распределение затрат транспортного участка, собираемых на 25 счете (общепроизводственные расходы) по номенклатурным группам (объектам, видам продукции и т.п.).
Подробно о Функциональных возможностях программы ES: Учет машин и механизмов
Журналы учета
В программе можно осуществлять:
- планирование работы техники;
- учет работы техники (путевых листов);
- учет работы малой механизации;
- учет работы арендованной техники;
- учет топлива по центрам учета (складам);
- учет топливо по топливным картам;
- учет запчастей;
- учет ТО и ремонтов;
- учет отработанного времени;
- учет доплат и удержаний из заработной платы;
- учет показаний систем спутникового слежения;
- планирование доходов и расходов;
- учет штрафов за нарушение ПДД;
- учет страховых полисов.
Справочники
В программе ведутся следующие справочники:
- справочник машин и механизмов. Справочник предназначен для учета автотранспорта, спецтехники, средств малой механизации и т.д. с учетом их технико-экономических характеристик (нормы расхода топлива, норма расходов на ТО и ремонта, норма загрузки и т.д.);
- справочник сотрудников;
- справочник контрагентов;
- справочник центров учета (объектов) доходов и расходов (структурные подразделения, участки, объекты строительства, направления деятельности и т.д.);
- справочник топливных карт;
- справочник центров учета ГСМ;
- справочник доходов и расходов (статей БДР);
- справочник договоров/цен;
- справочник маршрутных точек и маршрутов;
- справочник цен на топливо;
- множество других постоянных и условно постоянных справочников (виды заданий водителям, виды нарушений ПДД, виды (коды) простоев и т.д.).
Документы
В программе можно автоматически сформировать следующие документы:
- путевые листы по формам 4-п, 3 спец., ЭСМ-2, ЭСМ-3, Ф-3, 6 (спец), путевой лист автомобильного крана (красный), ПГ-1. Возможно групповое создание десятков путевых листов разных форм для множества единиц техники буквально за пару минут и их печать нажатием одной кнопки;
- акт списания топлива;
- акт списание запчастей (по всем ОС сразу или по выбранному ОС);
- табель учета рабочего времени с расчетом зарплаты за отработанное время с учетом доплат и удержаний.
Отчеты
В программе можно за любой учетный период времени сформировать следующие отчеты:
- отчет о работе техники (пробег за период, нормативный и фактически расход топлива, время работы оборудования, доходи /расходы/прибыль по каждой единице техники, отчет о плановой и фактической загрузке, сравнение данных о заправке по путевым листам и по реестрам учета топлива, сравнение данных о пробеге по путевым листам и по спутнику;
- отчет по сотрудникам (отработанное время в человеко-часах, сумма начисленной ЗП, штрафов за нарушение ПДД, сумма удержаний их ЗП). В программе можно для одного и того же водителя/ машиниста использовать разные методики расчет ЗП водителям и машинистам причем для одного внутри одного месяца.
- различные отчеты о движении топлива по складам ГСМ и топливным картам.
- отчет по контрагентам (сумма доходов и расходов);
- отчет по центрам учета (сумма оказанных услуг, количество и сумма потребленного топлива;
- плановый бюджет доходов и расходов;
- отчет об остатках запчастей и прочих ТМЦ.
Средства контроля ошибок и нарушений
ES: Учет машин и механизмов бережет время пользователей, поэтому сама проверяет данные на наличие ошибок и нарушений:
Ошибки – это неверно введенные данные. Например:
- вместо даты или числа введен текст,
- для разделения целой и дробной части использована точка, а не запятая,
- введено значение, отсутствующее в справочнике,
- в справочник введено неуникальное (повторяющееся) значение.
Программа автоматически находит ошибки во введенных данных и сообщает пользователю их точное местонахождение (название листа, номер строки и столбца).
Нарушения – это все что связано с отклонением от нормы. Например:
- перерасход топлива по путевке или за отчетный период превысит граничное значение;
- за раз заправлено больше, чем вмещает бак;
- пробег по путевому листу отличается от длины маршрута по контрольным точкам;
- пользователь забыл ввести цены на работу техники;
- истекает срок действия страхового полиса.
Вы можете настраивать порог чувствительности после которого программа начнет предупреждать о возможном нарушении, например предупреждать если перерасход превысил норму на 10%.
Юзабилити
ES: Учет машин и механизмов очень эргономична.
Внешний вид программы – обычная рабочая книга Excel. Никаких дополнительных меню, оконных форм, панелей инструментов, минимум кнопок. Это позволяет преодолевать часто встречающийся саботаж со стороны сотрудников, сопротивление каким-либо инновациям, нарушающим их привычный уклад работы. Требуется минимум времени, чтобы освоить программу и начать вести учет.
Ключевые возможности:
- Возможен групповой ввод документов простым копированием строк. Оформить путевые листы на десятки машин можно буквально за пару минут. Распечатать сразу несколько десятков путевых листов можно одним нажатием кнопки. Достаточно выделит ячейки в реестре с номерами нужных путевых листов и нажать кнопку. Программа сама определит для какой машины какой тип путевого листа использовать.
- Ввод дат, гаражных номеров, объектов и прочих повторяющихся данных производится через вызов листов-справочников двойным щелчком мыши, что в разы быстрее, чем через выпадающий список. Более того, на некоторых листах буквально парой щелчков мышью можно внести значения сразу в несколько соседних ячеек.
Вам больше не придется прокручивать выпадающий список в поисках нужного значения.
- Листы программы с формулами и служебными данными автоматически защищаются при открытии программы. Доступными остаются лишь ячейки – предназначенные для ввода данных. Таблицы защищены от случайных ошибок пользователей.
- На каждом листе программы есть набор горячих кнопок, расширяющих стандартные возможности Excel: перемещение по закладкам, возврат к предыдущей активной ячейке, групповая вставка и удаление строк и другие.
- Формулы Excel и макросы VBA созданы по принципам «ленивого» программирования, благодаря чему Excel не тормозит даже при относительно большом объеме введенных данных. Работать комфортно.
- Программа может создавать резервные копии самой себя в автоматическом режиме или по команде пользователя. Вам не нужно заботиться о сохранении копий.
- На листе «Настройки» есть ряд кнопок, вызывающих макросы c удобными функциями: проверка ошибок в данных, формирование всех управленческих отчетов за отчетный период, обновление условий условного форматирования, копирование введенных данных из одного файла программы в другой по всем или только по заданным листам.
- Программа компактна, и позволяет хранить ее в облачных хранилищах (DropBox, Microsoft One Drive, Google Диск и т.д.) на бесплатных тарифах, и получать доступ к ней из любого другого места вне офиса.
- Возможна совместная работа с файлом как стандартными средствами Excel, так и в нескольких копиях файлов с последующим автоматическим переносом данных средствами программы.
Ключевые конкурентные преимущества. Почему это стоит попробовать
1. Программа в разы повышает производительность труда сотрудников занятых учетом.
В программе применяется противоположный общепринятому способ ввода данных путевых листов.
Обычно каждый путевой лист создается и заполняется в диалоговом окне и затем сохраняется в реестре. Здесь наоборот – данные вносятся непосредственно в реестре и на основании них можно сформировать и распечатать путевой лист. Что это дает?
Пример
Представьте, что ежедневно на линию выходят 50 самосвалов. На практике в период вахты им управляют один или два водителя, за машиной закреплена одна и та же топливная карта. И в течение нескольких дней машина используется на зачастую на одном и том же объекте.
Для того чтобы ввести путевки по всему автопарку в этом случает достаточно скопировать-вставить все 50 строк из предыдущего дня - большинство реквизитов путевок будет заполненного. Причем начальный пробег и начальный остаток топлива перенесется автоматически. Надо только сменить дату в одно листа и "растащить" ее на остальные , на жать на кнопку "Печать". На оформление и печать 50 путевых листов уходить 2-3 минуты! (плюс время работы принтера). вместо одного часа как в других программах.
Это и другие фирменные «фишки» увеличиваю скорость ввода данных и подготовки документов в программе в 3-4 раза выше, чем у аналогичных, что позволяет снизить трудозатраты, т.е. расходы организации. Там, где требовалось 3 сотрудника теперь будет достаточно одного!
Если у вас вообще не велся управленческий учет, можно распределить обязанности по его ведению на существующих сотрудников без приема новых.
Со временем программа ES: Учет машин и механизмов становиться любимым инструментом диспетчера и главного механика, поскольку экономит им массу времени на подготовку отчетов для руководства и бухгалтерии. А затраты на покупку фактически окупаются за 1 месяц после внедрения.
2. Функциональные возможности программы шире, чем у многих других
Здесь есть функционал, нужный:
- для бухгалтерии (подготовка актов для списания топлива и запчастей, распределение затрат 25 счета);
- для планово-экономического отдела (подготовка бюджета);
- для службы персонала (формирование табеля учета рабочего времени);
- для производственного планирования (план работы техники, анализ загрузки техники)
Здесь есть уникальная возможность ведения (с минимальными трудозатратами) параллельного учета путевых листов для решения проблемы перебора времени при суммированном учете рабочего времени, проблемы списания топлива перерасходованного вне или сверх нормативов.
Программа позволяет вести учет стоимости оказанных услуг в различных единицах измерения, а не только в машино-часах.
Также есть возможность рассчитывать зарплаты водителей и машинистов несколькими различными методами внутри одного отчетного месяца.
3. Низкие затраты на внедрение и сопровождение
- Затраты на внедрение программы – единовременные.
- Обучение сотрудников практически не требуется, не сложно разобраться во всем самостоятельно с помощью руководства пользователя.
- Затрат на сопровождение программы - нулевые. Все новые версии в течение 2 лет вы будете получать бесплатно.
4. Возможность модернизации
ES: Учет машин и механизмов - это и готовое решение (бери и пользуйся) и открытая платформа одновременно. Вы можете самостоятельно модернизировать ее, добавив свои справочники, реестры учета, отчеты, документы, сводные таблицы, путевые листы и т.д. Но поскольку функционал программы "обкатывался" в реальных бизнес процессах в течение 6 лет, то больших доработок и не потребуется. Думаю, что основной функционал, который действительно нужен, в ней уже есть.
ОГРАНИЧЕНИЯ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
Программа ES: Учет машин и механизмов работает в MS Excel 2010 и выше.
В ней не используются сводные таблицы по причинам, описанным здесь. Все вычисления построены на "тяжелых" формулах массивов. Но за счет набора фирменных трюков ExcelSoft работают довольно шустро.
Тем не менее, Excel не является СУБД и не предназначена для обработки большого количества данных и у всего есть границы.
Много - это сколько?
Самой часто используемой и самой «тяжелой» таблицей программы является реестр путевых листов. В таблице более 100 столбцов и много формул. Но часть машин и механизмов не требует оформления путевых листов (дизель-генераторы, компрессоры и т.п.) поэтому будут учитываться в отдельном реестре.
Допустим в вашей компании 150 единиц машин и механизмов, в том числе 120 единиц - требуют оформления путевых листов. Если 70% из них ежедневно выходят на линию, то в год в реестре путевых листов накопиться около 30 тысяч записей. Это рекомендуемое граничное значение до которого пользователю будет комфортно работать с реестром путевых листов. Если записей больше , то под конец года в Excel может начать подтормаживать функция автофильтра. Впрочем, многое зависит от производительности вашего компьютера. Я даю рекомендации исходя из производительности средних по мощности ПК: встроенная видеокарта, 8 ГБ ОЗУ, Intel Core i3. Попробуйте поработать с демоверсией на своем ПК и сделайте выводы сами.
Один из вариантов решения проблемы - разбить парк техники на подразделения (автоколонны) и вести каждое в отдельном файле программы. Например автотранспорт – в одном, спецтехника в другом.
Общая рекомендация:
Если у вас за 1 год в реестре учета путевых листов накапливается более 20-30 тысяч строк, оптимально вести учет в файле программы в течение одного года.
На следующий нужно будет создать копию файла, очистить реестры учета, перенести конечные остатки (пробег на конец года, остатки топлива и т.д.) из старого файла в новый как начальные и продолжить вести учет в новом файле.
У этого варианте есть недостаток - нельзя автоматически сформировать отчеты более чем за 1 год. Придется собирать его из отчетов нескольких файлов. Но как часто вы делаете отчеты за несколько лет?
У нас предприятия чуть ли каждый год встречает в новых экономических условиях – новые налоги, новый курс рубля и т.д. Поэтому данные за разные годы не сопоставимы. Зато есть и плюсы: сохранили файл, зашифровали и убрали в архив, подальше от посторонних глаз. Если данные вашего учета окажутся в руках недобросовестного сотрудника или третьих лиц им достанутся данные максимум за 1 год. А попробуйте в 1С обрезать базу данных одним годом?
ПРИМЕРЫ УСПЕШНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
Первая версия была разработана в 2009 г. для компании, сдающей технику в аренду. За 10 лет программа эволюционировала до многофункционального решения, которое «закрывает» большинство участков управленческого учета на типичном транспортном участке типичной российской строительной компании с минимальными затратами. Это 5 версия программы не считая многочисленных обновлений.
Ниже описаны 2 примера, когда программа выручила компанию с неожиданной стороны или существенно повлияло на ее работу.
Кейс №1
Проблема
В ходе выездной проверки налоговики потребовали от предприятия предоставить отрывные талоны от путевых листов по форме 4П и копии рапортов строительных машин (в проверяемый период компания брала много техники в аренду).
К сожалению, отрывные талоны при переезде офиса потерялись. Надо срочно восстанавливать.
Как на зло компания, которая предоставляла технику в аренду находилась в процессе ликвидации, документы уничтожены, в штате остались только директор и бухгалтер, которые не готовы решать чужие проблемы. И предложили подготовить путевые листы своими силами, а они организуют подписание.
Итак на старте имелись:
- данные водителей, которые работали в компании-арендодатели в этот период, т.е. управляли техникой;
- адрес базы, где была ночная стоянка техника;
- адреса объектов, на которых эксплуатировалась арендованная техника.
Задача: за 5 дней «творчески» восстановить 6,5 тысяч путевых листов.
Результат. С помощью программы ES: Учет машин и механизмов и небольшого шаманства с функцией Excel для генерации случайных чисел задача была выполнена в срок и качественно силами 2 человек, а компания избежала доначислений налогов.
Можно ли было решить эту проблему с помощью любой другой программы в заданных условия?
Сильно сомневаюсь.
Кейс №2
Исходные данные
Строительная компания имела в своем составе транспортный участок с более чем 80-ю единицами техники. Затраты на эксплуатацию техники составляли значительную часть себестоимости строительных работ.
Финансовый результат по каждому объекту строительства рассчитывался на основании данных бухгалтерского учета. Затраты транспортного участка собирались на 25 счете (общепроизводственные расходы) и в соответствии с учетной политикой распределялись на 20 счет (основное производство) в разрезе строительных объектов пропорционально ЗП основного производственного персонала.
Работникам занятым на том или ином объекте по завершении объекта выплачивалась премия, размер которой зависел от финансового результата по объекту.
Проблема
Как показал анализ, распределение затрат транспортного участка пропорционально ЗП основных рабочих приводило к огромным искажениям финансового результатов по объектам и приводил к классическому «наказанию невиновных и поощрению непричастных». Почему?
У компании были объекты в Москве и в области. В Москве из-за стесненных условий и большого количества подземных коммуникаций использование спецтехники было ограничено, а доля ручного труда в себестоимости была значительно выше, чем при работе в «поле».
В результате применение бухгалтерского метода распределения затрат транспортного участка пропорционально ФОТ основных рабочих, предусмотренного учетной политикой организации, оказался не просто необъективным, но еще и усугубил ситуацию.
Решение
Для организации были разработаны внутрифирменные расценки на услуги транспортного участка и внесены в программу ES: Учет машин и механизмов.
Функционал программа позволяет с минимальными трудозатратами организовать ведение учета об отработанных машино-часах по каждой единице технике и автоматически формировать отчет о внутренней выручке (себестоимости) транспортного участка в разрезе строительных объектов.
В результате бухгалтерия стала распределять затраты, накопленные на 25 счет на основании справки ПЭО, формируемой в программе, а учет финансовых результатов по объектов и поощрение сотрудников стало стал объективным.