В настоящее время большинство компаний малого и среднего бизнеса для ведения бухгалтерского и налогового учета используют программу 1С: Бухгалтерия в стандартной конфигурации. Для управленческого учета эта программа не предназначена. 

Конечно, можно попробовать доработать стандартную конфигурацию для нужд управленческого учета, внедрить комплексую конфигурацию 1C:  Управление предприятием или специализированное отраслевое решение. Но обычно коробочную версию любой программы придется дорабатывать под вашу специфику. А это ставит предприятие в вечную зависимость от компании-разработчика. 

Главные минусы использования нестандартной конфигурации 1С: 

• Разработка и внедрение индивидуальной конфигурации это дорого.  Особенно если вы сами до конца не понимаете, чего хотите. Доработка программы станет бесконечный процессом. 

• Есть риски, что компания-разработчик закроется, и вы останетесь один на один со своей уникальной программой. Конечно, есть солидные компании-разработчики, которые существуют много лет и такие риски минимальны, но и цены у них соответствующие.

• С выходом каждой новой платформы 1С или с изменением законодательства вы будете все больше и больше тратить на сопровождение своей индивидуальной конфигурации (новые формы документов, новый порядок учета и т.д.). Или начинать все сначала на новой платформе, если старую перестанут поддерживать. Такое уже было.

Особенно это актуально для нового бизнеса. Еще не понятно: пойдет- не пойдет, выживем-не выживем, карантин-локдаун-самоизоляция и  т.д. Нет смысла вкладывать большие деньги в IT- проект. По крайней мере пока.

На мой взгляд, наиболее рациональное решение для малых и средних предприятий  - использование стандартных конфигураций бухгалтерских программ для ведения бухгалтерского и налогового учета и стандартное информационно-технологическое сопровождение.  А управленческий учет вести в отдельной программе.  

Есть 3 варианта: в специализированной программе, в Excel или в облачном сервисе?

Специализированные решения

У специализированных программ обычно те же недостатки, что и у нетиповых конфигураций 1С: стоимость и зависимость. Но самое обидное, что работа в специализированной программе, зачастую все равно заканчивается доводкой отчетов в Excel. Ведь меняются условия и схемы ведения бизнеса, открываются новые направления, меняются формы отчетов и показатели. 

Проще и дешевле периодически самому изменить таблички в Excel, чем постоянно модернизировать специализированную программу с привлечением дорогих внешних программистов. Тем более, что бюджета на эти доработки вам могут не выделить. Ведь внедрение проекта проекта как-бы состоялось. А признаваться в том, что это не совсем то, что нужно - рискованно.

Облачный сервис

В последнее время их появилось достаточно много. 

Основные достоинства:  

• никаких стартовых вложений и  затрат на администрирование, только абонентская плата; 
• простота; 
• возможность работать из любого места где есть интернет, в т.ч. со смартфона.

Основные недостатки: 

• Чтобы сервис не утверждал, облако - это утечки данных "по секрету всему свету". Есть вероятность, что вашими данными могут торговать, ваши данные могут быть переданы компетентным органам без санкции суда (по настойчивой просьбе) и вы об этом даже не узнаете.
• Бери что дают. Никто не будет переделывать сервис под ваши желания. Стандартные отчеты тоже могут не подходить поэтому их приходится допиливать в Excel.
• Стоимость. Сначала она кажется привлекательной, но в итоге обходится в копеечку.

Также  стоит отметить, что управленческий учет часто содержит неофициальные данные - не для посторонних. А те же решения на базе 1С обычно разворачиваются на сервере, их надо администрировать. То есть при определенных обстоятельствах их так просто и быстро не спрячешь, а базу данных не обрежешь. В отличие от файлов Excel. Их можно хранить в облаке или на флэшке. Отработал отчетный период, зашифровал и убрал подальше от посторонних. 

Возникает логичный вопрос: "Зачем дорабатывать 1С или специализированную программу и вести там учет, если потом все равно данные придется выгружать в Excel?  Может проще сразу вести управленческий учет в Excel?"

Полагаю многие из вас уже "наелись" Excel и решили что это тупиковый путь. Но не спешите c выводами. 

Возможно ES: Финансовое планирование и учет раскроет вам Excel с новой стороны.  Просто оцените  перечень ее функциональных возможностей и посмотритевидеообзор.

Как правило экономисты формируют отчет об исполнении бюджетов после того как бухгалтерия проведет все документы и закроет отчетный период.  То есть сроки подготовки управленческих отчетов зависят от оперативности работы бухгалтерии, которая в свою очередь тоже зависит от того, как оперативно к ней поступает "первичка". 

Все это приводит к тому, что управленческая отчетность, основная цель которой - способствовать принятию своевременных обоснованных управленческих решений, формируется с большой задержкой. Нередко бывает ситуация, когда бухгалтерия сдает годовую отчетность в марте, соответственно экономисты подготавливают годовую управленческую отчетность соответственно в апреле года, следующего за отчетным. 

Ну какие своевременные управленческие решения можно принять спустя почти 4 месяца после окончания отчетного года?  

С квартальной отчетностью свои проблемы. Руководству хотелось бы понимать какую сумму НДС предстоит заплатить в бюджет не за 3 дня до сдачи декларации по НДС, когда мало что можно изменить, а раньше. Чтобы успеть что-нибудь предпринять.

Как ускорить подготовку отчетов? 

Как вы наверняка знаете, существует два метода учета доходов и расходов - кассовый метод и метод начислений. Кассовый метод – быстрый, нетрудоемкий, но неточный. Особенно, если есть большой разрыв времени между платежами и фактическим возникновением доходов или расходов.  Метод начислений - наоборот. 

В налоговом и бухгалтерском учете применение кассового метода сильно ограничено – это удел небольших компаний,  а вот для управленческого учета он вполне может пригодиться.  

Программа ES: Финансовое планирование и учет позволяет вести учет комбинированным методом: 

• Для операций на незначительные суммы, операций где нет большого временного разрыва между датой платеж и датой возникновения (начисления) дохода/расхода , для операций где расчеты производятся под ноль (у сторон не возникает задолженности) и для прочих операций, которые не сильно влияют на общий результат можно применять кассовый метод. 
• Для значимых операций у которых значителен временной разрыв между начислением и оплатой можно применять метод начислений. Причем если по этим операциям в бухгалтерию еще не поступили подписанные документы  вы можете внести в программе примерные (ожидаемые) суммы на основании квази-документов, например справок из отделов об ожидаемой выручке. Так мы незначительно жертвуем достоверностью управленческой отчетности ради  скорости. Например, вы передали заказчику на подписание акты КС-2, но на практике знаете что он возвращает их за 3 дня до стачи

А что же делать с искажением размера дебиторки и кредиторки при кассовом методе?  

Поясню на примере. 

Предприятие закупило канцелярские товары. Позиций много, а сумма маленькая. Для такой операции не стоит дожидаться, когда ее проведет бухгалтерия. Можно учесть эту операцию в расходах в день платежа в размере, равном сумме платежа.  Возможно у вас возникнет вопрос: "А если товаров поставлено меньше, чем мы заплатили? Получается мы завысим расходы, у нас не нулевое сальдо с поставщиком, к тому же канцелярия при этом не израсходована, а легла на склад." 

Вы абсолютно правы. Но когда Вы в следующий раз будете платить поставщику за канцтовары, то заплатите с учетом долга и учтете эти расходы также кассовым методом. Финансовый результат и сальдо - выровняются. Либо поставщик вернет вам переплату и вы учтете поступление денег тоже кассовым методом, т.е. это будут расходы с отрицательным знаком и результат снова выровняется. Ну а что  касается остатков канцелярии на складе, – ну вы же все равно это рано или поздно все израсходуете. 

Таким образом, учет расходов кассовым методом - это тот случай, когда мы сознательно жертвуем точностью финансовых результатов ради скорости подготовки отчетности. 

Практика показывает, что у комбинированного метода есть побочный эффект. Со временем при формировании факта исполнения бюджета экономисты все больше и больше расходов начинают учитывать кассовым методом. Лень -  двигатель прогресса! 

Поэтому целесообразно регламентировать этот процесс, описав, какие статьи расходов (и/или от каких контрагентов) доходы и расходы будут учитываться кассовым методом, а какие методом начислений. 

И конечно надо быть последовательным. Уж если начали учитывать что-либо определенным способом, то нужно придерживаться его хотя бы в течение отчетного года.

Excel не является СУБД. При большом количестве данных, несмотря на все ухищрения, рано или поздно он начнет "тормозить" и работать станет некомфортно. 

При подготовке плана никаких проблем нет. Даже при планировании «от ноля» количество плановых данных на несколько порядков меньше данных фактического учета, ведь никто не планирует до уровня отдельных операций.

Учитывать факт на уровне отдельных операций нежелательно по двум причинам: 

• Excel не выдержит, ведь количество операций будет превышать десятки  и сотни тысяч строк 
• Зачем вести будет двойной учет. Это трудоемко, дорого и незачем. Ведь подробные данные уже есть в бухучете.

Фактические операции в программе целесообразно учитывать комбинированно.  Например, операции, которых нет в бухучете (неофициальные, внутренние) можно учитывать детально (где же их еще учитывать, как не здесь). А официальные операции можно учитывать укрупненно сводными проводками из отчетов  бухгалтерской программы (ОСВ, анализ субконто, анализ счета и т.д.)

Примеры:

• Если в компании вся зарплата официальная, то она уже учитывается в бухгалтерской программе. Нет никакого смысла вести детализированный учет в разрезе сотрудников в программе для управленческого учета. Поэтому в программе управленческого учета следует учитывать официальную ЗП итоговыми суммами с детализацией по центрам учета. Удобнее делать это с той же степенью детализации, с какой вы ее планировали, например: «ЗП бухгалтерии», «ЗП отдела продаж», «Премии отдела продаж» и т.д. Это позволит формировать отчеты в формате «План-Факт»;
  

Если в компании есть неофициальная ЗП, то этих данных в бухгалтерской программе естественно нет. Тут возможны два варианта. Если численность компании небольшая, например 100 человек, учет начислений и выплат неофициальной ЗП можно вести непосредственно в программе ES: Финансовое планирование и учет. При большом количестве сотрудников учет неофициальной ЗП удобнее вести отдельно, например, в специализированном решении ES: Учет персонала, а здесь также учитывать ее сводными проводками;

•  Аналогично следует вести учет строительных материалов в строительной компании. Невозможно и нет никакого смысла в Excel детально учитывать поступление и списание материалов. Для этого есть складские программы. В программу ES: Финансовое планирование и учет нужно вводить общие суммы (себестоимость) поступивших, выбывших, использованных материалов с нужной вам степенью детализации как во времени (еженедельно, помесячно), так и по другим аналитикам (проектам, строительным объектам, подразделениям и т.п.)

В программе ES: Финансовое планирование и учет каждой операции назначается вид:

• Б (бухгалтерские)- для операций, отражаемых в бухучете (официальные операции);
• У (управленческие) - для операций, не отражаемых в бухгалтерском учете (неофициальные операции);
• В (внутренние) - для внутренних операции, т.е. операций между структурными подразделениями компании.

Внутренние операции позволяют оформлять операции между структурными подразделениями, центрами учета, проектами и т.д. (например, оказываемые друг другу услуги), что позволяет точнее определять финансовый результат в соответствующем разрезе. Внутренние операции могут как отображаться в бухгалтерском учете, так и не отображаться. Если задать операцию как внутреннюю то в качестве контрагента программа предложить выбрать значение из справочника центров учета.

 Физически этих операций вообще может не быть. Это виртуальные операции в целях управленческого учета. Например, ком

Управленческие операции – используются не только для учета неофициальных операций (думаю всем понятно о чем речь) , но и для корректирующих операций, позволяющих выровнять финансовые результаты и представить в управленческой отчетности реальное положение дел. 

Поясню это на примере строительной компании.  

Часто бывает, что компания уже что-то построила, но понесла затраты. Причем часть затрат была отнесла из в бухучете на период возникновения, а не на незавершенку. Но заказчик по различным причинам не подписывает акты выполненных работ. То есть в официальном учете расходы есть, а выручки нет.  Учетный результат - убыток, которого в реальности нет.

Бывает и наоборот, заказчик (особенно государственный) «процентует» подрядчика "вперед"авансом, хотя эти работы еще не выполнены,  а расходы не понесены. (это особенно часто бывает в конце года – чтобы выбрать годовые лимиты финансирования). Учетный результат - прибыль которой в реальности нет. 

Аналогичная ситуация может быт  с субподрядчиками. Компания не подписывает акты выполненных работ субподрядчикам, чтобы отсрочить платеж, хотя работы ими давно уже выполнены. 

В результате из официальной отчетности совершенно непонятно в каком финансовом состоянии находится предприятие. Если при подготовке БДР ориентироваться на данные бухгалтерского учета, отчет получится далеким от реальности.

С помощью управленческих операций в программе ES: Финансовое планирование и учет можно отражать непроведенные официально доходы и расходы. А когда эти доходы и расходы все-таки отразят в бухучете, их можно сторнировать. Это чем-то похоже на неотфактурированные поставки в бухучете. Но там документы в итоге поступают за этот же период. Здесь их не будет в принципе за этот период, у этих проводок другая задача – скорректировать учет. 

Основанием для проведения подобных проводок могут быть квази-документы от других отделов: проекта акта КС-2,  справки от сметно-договорного отдела и т.д. В результате управленческая отчетность будет отражать реальное положение компании, а не то что получилось в бухучете. 

Подводя итоги, могу сказать, что совмещение вышеописанного комбинированного метода учета и корректировочных операций позволяет сформировать предварительную управленческую отчетность с приемлемой точностью уже на 3 день после окончания отчетного периода, тогда как бухгалтерия еще первичку 2 недели будет дожидаться.

Конечно же правильно формировать бюджет доходов и расходов без НДС.  Это вам скажет любой экономист или бухгалтер.

Но, в жизни все бывает иначе. Зачастую в компаниях малого и среднего бизнеса руководители и собственники бизнеса мыслят в денежных потоках: «Подписали контракт на 100 млн., субподрядчикам отдали 40 млн., потратили на стройматериалы 30 млн., туда-сюда еще 20 млн. Итого должно остаться примерно 10 млн. прибыли». Знакомая история? 

И вот когда экономист приносит такому руководителю отчет с суммами без НДС, у того начинается "разрыв шаблона" между своими «прикидками» в голове и цифрами на бумаге. Поэтому во некоторых компаниях руководители и собственники требуют отчет о прибылях и убытках, основанный на движении денег, то есть с НДС. Причем это все-таки не БДДС ( он и так всегда с НДС), а именно БДР. 

Еще одной причиной формирования БДР с НДС является то, что управленческий отчет - это сумма официальных и неофициальных операций. Для неофициальных операций говорить о НДС не приходится. И как посчитать тогда считать итоговый результат? Если одно из слагаемых будет без НДС, получится непонятно что.

В программе ES: Финансовое планирование и учет можно формировать БДР, в котором доходы и расходы отражаются как с НДС, так и без. В варианте "с НДС"  в БДР появиться статья расходов "НДС", которой в варианте "без НДС" естественно нет.  

Причем в варианте в "с НДС" сумма НДС будет подсчитана не по фактически начисленному, а по хитрому алгоритму, учитывающему и начисления и оплаты. За счет этого итоговый финансовый результат вне зависимости от варианта отчета будет одинаков. То есть и "разрыва шаблона" у руководителя нет, и результат правильный.

Учет основных средств (далее ОС) в малом и среднем бизнесе часто имеет следующие особенности: 

• Нередко ОС компании числятся на других лицах – учредителях, родственниках, друзьях. Делается это обычно в целях экономической безопасности. При этом компания фактически использует эти ОС, но без оформления договорных отношений, либо по символическим ценам. 
• Некоторые активы, фактически имеющиеся у компании, юридически вообще могут нигде не числиться. Так бывает, когда предыдущую организацию закрыли, активы остались, а на новую организацию их не завели. 
• Также распространена ситуация, когда фактическая рыночная стоимость активов очень отличается от остаточной стоимости в бухгалтерском учете, а переоценка не делается. Например: ОС приобреталось в лизинг и выкупалось в конце договора лизинга по символической цене, ОС частично или полностью оплачивалось неофициально и т.д. 
• ОС фактически отсутствует, но по бухгалтерскому учету оно есть и списать его пока нельзя (например, не закрыто дело о краже, угоне и т.п.). 

В общем, ситуации бывают разные. 

Очевидно, что разницу между бухгалтерской стоимостью официальных активов компании и реальной стоимостью фактически принадлежащих ей активов в управленческом учете нужно учитывать. Если этого не делать, то:

• Вы получите «кривую» управленческую себестоимость товаров (работ, услуг) – неучтенные основные средства в производственном процессе участвуют, а в себестоимость входит только «официальная» амортизация. Амортизация «неофициальных» активов не включена, т.е. себестоимость занижена.
• Вы получите кривые финансовые показатели, в формуле расчета которых присутствует стоимость ОС, например рентабельность собственного капитала.
• Вы получите неверный управленческий баланс с заниженной стоимостью активов, т.е. неверную оценку бизнеса. 

Управленческий баланс (как и управленческий БДР) - это сумма данных официального и неофициального учета. В официальном (бухгалтерском) балансе основные средства и запасы учтены без НДС. Для неофициальных основных средств, а также для неофициальной разницы между остаточной стоимостью и рыночной стоимостью, говорить об НДС не приходится. Складывать 2 числа, одно из которых с НДС, а другое без НДС, некорректно. 

Поэтому при формировании управленческого баланса в таких ситуациях проще оценивать стоимость ОС в суммах денежных потоков («ОС стоит столько денег, сколько мне заплатят»). 

Таким образом, как формировать управленческий баланс (с НДС или без) -  это ваш выбор. Но программа ES:Финансовое планирование и учет дает вам возможность формировать баланс как вам угодно.

Обычно для планирования  и подготовки бюджетов в Excel используют рабочую книгу, состоящую из  нескольких  листов, а может и десятков листов, каждый из которых содержит свою подбюджетную форму, например: «Бюджет продаж», «Бюджет производства», «Бюджет ОХР» и т.д.  Все вместе это часто называется "Альбом бюджетных форм" (АБФ). 

В решениях, предназначенных для построения финансовых моделей и подготовки бизнес-планов, другой подход. Там часто используют много небольших таблиц на нескольких листах. 

На рисунках ниже представлены скриншоты из вышеуказанных решений. Несмотря на то, что формы, представленные на рисунках решают разные задачи , я описываю их вместе потому, что в таблица для планирование, имеющаяся в ES:Финансовое планирование и учет, может использоваться и для бюджетирования и для бизнес-планирования и для моделирования.

Внешне формы этих решений выглядят вполне презентабельно, а заполнять их достаточно удобно. Но недостатков у подобных решений, на мой взгляд, намного больше чем достоинств: 

• Данные со всех листов собираются в итоговые БДР, БДДС и Баланс нечитабельными формулами в стиле «морской бой». В процессе изменений трудно отлавливать ошибки. Особенно силами сотрудников самой компании, если формы делал сторонний консультант.  Если где-то удалена или испорчена формула, вы обычно узнаете об это случайно.

• Производительность труда сотрудников при работе с таким бюджетом ниже чем могла бы быть. Многие данные для бюджета где-то предварительно рассчитываются "на бумажке" и переносятся в бюджетные формы итоговыми цифрами. В результате нельзя «провалиться» в данные, а финансовое моделирование возможно только грубое. Тонко поиграть с финансовой моделью не получится. По сути это не совсем финансовая модель. Если у вас изменились показатели выручки, то придется изменять вручную не только этот бюджет, но и большинство остальных (затраты, оплату труда и т.д.)

• Подобные решения имеют отраслевую специфику. То есть если у вам несколько направлений бизнеса, вам придется заказать несколько видов моделей. Очень трудно перенастраивать таблицы под специфику конкретного предприятия, модернизировать и масштабировать. 
  

• Корректировка бюджетов при подобных решениях - это вообще отдельная история. Если что-то изменилось - создается очередная версия файла, к ячейкам пишутся примечания «что изменилось», сравнивать версии бюджета можно только вручную и т.д.